معطل شدن و اتلاف وقت، استرس و فشار روانی را افزایش می‌دهد و باعث نارضایتی مشتریان می‌شود. طی سال‌های اخیر با پیشرفت تکنولوژی تلاش شده زمان انتظار مشتری در کسب و کارهای مختلف به حداقل برسد. نوبت دهی تلفنی یکی از ابتدایی‌ترین این سیستم‌ها است که به سبب ساختار ساده به سرعت رواج پیدا کرده. در کسب و کارهای مختلف مثل خدمات درمانی، مطب پزشکان، آرایشگاه‌ها و بسیاری مشاغل خدماتی دیگر از این شیوه نوبت دهی استفاده می‌شود که مزایا و معایب خاص خود را دارد. در این مطلب پلنوین بیشتر به این موضوع می‌پردازیم و آن را از جنبه‌های مختلف بررسی می‌کنیم.
سیستم نوبت دهی تلفنی چیست و برای کدام کسب و کارها مناسب است؟
سیستم نوبت دهی تلفنی در کلیه مراکزی که مراجع دارند کار اختصاص زمان مراجعه را به صورت تلفنی برعهده می‌گیرد. این سیستم راندمان کاری کارکنان را افزایش داده و به ایجاد نظم در محیط کار کمک بسیاری می‌کند. ارائه نوبت از طریق تماس تلفنی به ارباب رجوع این فرصت را می‌دهد که در منزل، محل کار یا هر جای دیگری که دوست دارند با شما تماس گرفته و نزدیک‌ترین زمان برای مراجعه را مشخص کنند. برخی از قابلیت‌های این سیستم‌ها عبارتند از:
- اعلام اتوماتیک زمان کار مرکز
- رزور نخستین نوبت خالی برای متقاضی به صورت تلفنی
- ارائه کد پیگیری نوبت به مشتری
- اعلام پر شدن ظرفیت و اطلاع رسانی به متقاضی
- امکان لغو نوبت توسط مشتری
- تعریف محدوده زمانی برای نوبت دهی
- معرفی قسمت‌های مختلف کسب و کار و خدمات شما
- ارسال پیامک یادآوری یا لغو نوبت برای مشتری
مهمترین مزایای استفاده از نوبت دهی تلفنی کدام است؟
این سیستم نسبت به روش‌های سنتی و مراجعه حضوری به مشتری حق انتخاب داده کمک می‌کند بهتر بتواند برای زمان خود برنامه ریزی کند. در ارتباطات مشتری و کسب و کار انعطاف بیشتری ایجاد شده و یک مزیت رقابتی برای شما در مقایسه با مشاغل مشابه ایجاد می‌کند.
کارکنان ساعت آزاد بیشتری داشته و کمتر گرفتار تنظیم قرار ملاقات‌ها می‌شوند به این ترتیب می‌توانند روی کارهای مهمتر و وظایف اصلی خود تمرکز کنند. به اپراتور نیاز کمتری خواهید داشت و سیستم بدون نیاز به نیروی انسانی بیشتر مراحل ثبت نوبت مشتری را انجام می‌دهد.
به اینترنت وابستگی ندارد و قطع و وصل آن مشکلی در روند ثبت نوبت‌ها ایجاد نمی‌کند. می‌توانید به کمک این سیستم اطلاعات مختلفی مثل شماره تماس، آدرس ایمیل و شماره ملی مشتریان را برحسب نیاز خود دریافت کنید. کاهش زمان اشغال شدن خط و سیستماتیک شدن فرآیند ثبت نوبت‌ها از دیگر مزایای بکارگیری این سیستم است.
برخی از مهمترین کسب و کارهایی که در حال حاضر از نوبت دهی تلفنی استفاده می‌کنند عبارتند از:
- بیمارستان‌ها
- کلینیک‌های روانپزشکی
- دندانپزشکی
- مراکز درمانی
- آرایشگاه‌ها
- مراکز زیبایی
- مطب پزشکان
با راه اندازی نوبت دهی تلفنی انتظار می‌رود پدیده صف‌های طولانی و انتظارهای خسته کننده به حداقل ممکن رسیده و شاهد فضای شاداب و پر انرژی برای کسب و کارها باشیم.
نوبت دهی تلفنی چه معایب و مشکلاتی دارد؟
سیستم نوبت دهی تلفنی معمولا به صورت ۲۴ ساعته فعال نبوده و تنها در ساعت‌های اداری می‌تواند به مشتری خدمات دهی کند. در صورت خرابی خطوط تلفن یا اختلال در عملکرد آن به صورت کامل سرویس قطع شده و بی‌نظمی زیادی در روال کارها ایجاد می‌شود.
کار با این سیستم سخت است و گاهی افراد به خاطر پیچیدگی مراحل یا طول کشیدن کار از ثبت نوبت خود منصرف می‌شوند. امکان دریافت پیش پرداخت و وجه نقد از طریق این سیستم وجود ندارد که احتمال لغو نوبت‌های ثبت شده را بالا می‌برد.
تعداد خطوط تلفن محدود است و در صورت افزایش تعداد متقاضیان سیستم قادر به پاسخگویی به نیاز تمام مشتریان نبوده امکان ایجاد اختلال در آن وجود دارد.
این سیستم‌ها انعطاف پذیری لازم را ندارند و در صورتی که مشتری هنگام ثبت نوبت به مشکل بربخورد یا سوالی داشته باشد نمی‌تواند راه حل مشکل خود را به راحتی پیدا کند. نوبت دهی تلفنی معمولا به دلیل دردسرهایی که دارد و به ویژه تجربه ناخوشایندی که افراد هنگام ثبت نوبت در مراکز درمانی، تخصصی و پزشکی دارند باعث نارضایتی مردم بوده و اغلب افراد تمایلی به استفاده از آن ندارند. به عبارت ساده مردم وقتی نام نوبت دهی اینترنتی به گوششان می‌خورد خاطره اشغال خطوط، تلاش چند باره برای ثبت نوبت، عدم موفقیت در ثبت قرار مراجعه و اتلاف وقت به ذهنشان خطور می‌کند و ترجیح می‌دهند تا جای ممکن از این سیستم‌ها استفاده نکنند. شاید پیاده سازی اشتباه و بی‌دقت سیستم‌های اولیه یا نامناسب بودن آن‌ها برای مراکز پر مراجع باعث شده این تصویر در ذهن مردم ایجاد شود.
بهترین جایگزین برای سیستم نوبت دهی تلفنی چیست؟
طی سال‌های اخیر پیشرفت اینترنت و عمومی شدن استفاده از آن به مدد تلفن‌های هوشمند باعث راه اندازی سیستم‌های نوبت دهی آنلاین شده که در مقایسه با سیستم‌های سنتی و نوبت دهی تلفنی بسیار کاربردی بوده کار را برای کسب و کارها و مشتریان آن‌ها ساده کردند. برخی از امکانات این سیستم‌ها عبارت است از:
- قابلیت استفاده به صورت ۲۴ ساعته
- امکان دریافت پیش پرداخت به صورت آنلاین
- بکارگیری در شبکه‌های اجتماعی و افزایش فروش
- گزارش دهی دقیق و کاربردی
- دسترسی ساده و استفاده آسان
- امکان ارسال پیامک و ایمیل یادآوری
- قابلیت تدوین استراتژی بازاریابی آنلاین
به کمک این سیستم‌ها که در بستر اینترنت به مشتری خدمات دهی می‌کنند نوبت‌های کنسلی به حداقل رسیده راندمان کاری شما به میزان قابل توجهی افزایش پیدا می‌کند. با راه اندازی سیستم نوبت دهی اینترنتی مشتری با چند کلیک ساده می‌تواند نوبت بعدی خود را به اختیار خود ثبت کند و نیازی به مکالمه با کارکنان شما نخواهد داشت.
نوبت دهی اینترنتی در لپ‌تاپ، تبلت، تلفن همراه و سیستم‌های رایانه‌ای قابل استفاده است و به مشتری این آزادی عمل را می‌دهد که به هرطریق که دوست دارد نوبت خود را ثبت کند. پلنوین یک سیستم نوبت دهی آنلاین است که برای استفاده از آن به نصب نرم افزار یا اپلیکیشن خاصی نیاز نخواهید داشت، کافی است با هزینه کاملا معقول و منطقی حق اشتراک این مجموعه را دریافت کنید و به صورت آنلاین از آن استفاده کنید. این سیستم نسبت به نوبت دهی تلفنی بسیار پیشرفته‌تر است و به همین دلیل هیچ کدام از اشکالات این مجموعه را ندارد.
