مدیریت زمان امروزه در دنیای پرمشغله مدرن، اهمیت بسیاری پیدا کرده است. اگر درست به زندگی بنگریم، زمان تنها سرمایه مهم زندگی است. اگر زمان را از دست دهیم، دیگر هیچ نخواهیم داشت. تمام سرمایه‌های دنیا در صورتی ارزشمند و مفید هستند که زمان داشته باشید. زمان که تمام شود حتی جسم خاکی نیز ترکمان می کند. در حقیقت آنچه در زندگی داریم، زمان است. صاحبان کسب‌وکارها و شرکت‌ها بیشترین اهمیت را به مدیریت زمان می‌دهند.
چه برای دستیابی به اهداف و دستاورهایی که مشخص کرده‌اند و چه در رابطه با میزان کار و فعالیت کارمندان در هنگام حضور در محل کار. در واقع اگر صاحبان کسب‌وکارها مدیریت زمان را به خوبی ندانند و بلد نباشند، در کسب‌وکار خود موفق نخواهند شد. امروزه مدیریت زمان را به عنوان یک علم و تخصصی مهم می‌شناسند.
فهرست مطالب
مدیریت زمان چیست؟
با مدیریت زمان می‌توانید تعیین کنید اولویت فعالیت‌هایتان را تعیین کنید. از سویی دیگر دستاوردهای بیشتری داشته و بهره‌وری بالاتری خواهید داشت. چه کارمند باشید چه کارآفرین نیاز به مدیریت زمان دارید. مدیریت زمان استرس را کاهش می‌دهد، دستاوردها را افزایش می‌دهد و در کمترین زمان، شما را به اهدافتان می‌رساند.
راه‌ها و روش‌های بسیار زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد اما مهم‌تر از دانستن راه‌ها این نکته است که آنها را به کار ببندید.
به فرایند برنامه‌ریزی و کنترل زمان مصرف شده برای انجام فعالیت‌های خاص مدیریت زمان گفته می‌شود. مدیریت زمان می‌تواند باعث شود که فرد در مدت زمان کمتری کارهای بیشتری را انجام دهد. این امر منجر می‌شود که فرد استرس کمتری داشته باشد و در نتیجه موفقیت‌های شغلی بیشتری کسب کند.
هوشمندانه زمان را مدیریت کنید!
شعاری که این روزها بسیار شنیده می‌شود، این جمله است؛ سخت کار نکنید، بلکه هوشمندانه کار کنید. شاید بسیاری از آن‌هایی که این شعار را می‌دهند به آن عمل نکنند اما به آن باور دارند. مشکل اینجاست که کسب‌وکارها به ویژه در جوامع سنتی نمی‌دانند چگونه هوشمندانه کار کنند. به همین دلیل است که
اولویت بندی از جمله مهم‌ترین اقداماتی که در مدیریت زمان صورت می‌گیرد، اولویت‌بندی کارها است. بر اساس ماتریس آیزنهاور، باید کارهای خود را به کارهای مهم و ضروری، مهم اما غیرضروری، ضروری اما کم اهمیت، غیر ضروری و کم‌اهمیت تقسیم‌بندی کنید. کارهای مهم و ضروری مانند زمانی است که باید در عرض یک ساعت خود را به دندانپزشکی برسانید. فعالیت‌های مهم اما غیرضروری، مانند درس خواندن برای کنکور است که اگرچه مهم است اما فعلا فوریتی ندارد.
اعمال ضروری اما غیرمهم مانند پرداخت شارژ خانه است. فعالیت‌های کم اهمیت و غیرضروری نیز کم و بیش مشخص است. قانون ۲۰ – ۸۰ نیز در اینباره تاکید می‌کند که ۲۰ درصد از اعمال شما ۸۰ درصد نتیجه و دستاوردها را رقم می‌زنند. بنابراین ۸۰ درصد کارهای کمتر موثر و کمتر ضروری را باید در اولویت‌های بعدی قرار داده و ۲۰ درصد فعالیتی که ۸۰ درصد نتیجه به همراه دارد در اولویت نخست. این قانون در رابطه با کسب‌وکارها بسیار کاربردی است. با توجه به ماتریس آیزنهاور و قانون ۲۰ – ۸۰ به راحتی می‌توانید کارهایتان را اولویت بندی کنید. به ویژه کسب‌وکارها باید از آن استفاده کنند.
راه‌های موثر مدیریت زمان در کسب و کارها
کسب‌وکارها باید همواره برنامه‌ریزی داشته باشند و مهم‌ترین این برنامه ریزی باید در رابطه با مدیریت زمان انجام شود.
اگر برنامه‌ریزی مناسب بر اساس اولویت کارها صورت نگیرد، کسب و کارها با مشکلات متعددی مواجه می‌شوند.
امروزه مدیریت زمان تبدیل به دغدغه اصلی بسیاری از کسب‌وکارها شده‌است. هرچقدر هم در شرکت خود تا دیروقت بمانید، بازهم ممکن است زمان کم بیاورید.
مدیریت زمان به صورت کاربردی موجب پیشرفت دقیق و مطابق برنامه کسب و کار خواهد شد. بسیاری از برندها در گام نخست برنامه های دقیق و جالبی دارند، اما به محض ورود به عرصه واقعی کسب و کار تمام آنها را فراموش می کنند. امروزه زمان در دسترس برندها بسیار محدود است. حجم وسیع کارهای موجود برای رسیدگی نیز همین زمان محدود را کمتر می‌کند بنابراین شما برای رسیدگی درست به تمام بخش های کسب و کارتان به برنامه های دقیق نیاز دارید. هدف اصلی مقاله کنونی بررسی بهترین راهکارها برای مدیریت بهینه زمان در عرصه کسب و کار است. شما به این ترتیب فرصت کافی برای مدیریت فرآیندهای مختلف برندتان در زمانی محدود را خواهید یافت.
۱. برنامه ریزی، اولین گام مدیریت زمان
اولین گام برای مدیریت زمان، برنامه‌ریزی است و دومین گام نیز عمل به آن. باید فعالیت‌های خود را اولویت بندی کرده و به آنها براساس اولویت عمل کنید. بسیاری از مدیران پرمشغله دستیاری استخدام می‌کنند که برنامه‌ریزی را برایشان انجام دهد. این امر به حدی مهم است که برخی مدیران حتی ۳ دستیار شخصی دارند.
اگر کسسب و کاری برنامه کاری دقیق و کاربردی نداشته باشد،نسبت به کارایی برنامه تردید خواهد داشت.
در حین برنامه‌ریزی باید جلوه های مختلف برندمان را مدنظر قرار دهیم. اشتباه اغلب کارآفرینان تمرکز بر روی یک بخش ویژه از کسب و کارشان است. نتیجه این امر عدم موفقیت برندها برای اجرای برنامه کسب و کارشان خواهد بود. می‌توان از یک مشاور یا کارشناس برنامه‌ریزی استفاده کرد.
۲. استفاده از نرم افزار به جای دستیار
اگرچه با وجود نرم‌افزارهای مختلف، همچنان مدیران از دستیار برای برنامه ریزی استفاده می‌کنند، بسیاری از نرم‌افزارها به اندازه یک کارمند کارایی دارند. بنابراین می‌توان به راحتی از نرم‌افزارهای پیشرفته برای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی استفاده کرد.
با استفاده از آنها امکان صرفه جویی در زمان در دسترس برندتان را دارید. از طرفی بسیاری از نرم‌افزارها رایگان بوده و استفاده از آنها نیز بسیار آسان است. یا اینکه می‌توان نرم‌افزاری مخصوص طراحی کرد تا به مدیریت کارهای کسب‌وکارتان به طور تخصصی بپردازد. هرچه باشد استفاده از نرم‌افزار بسیار ارزان‌تر از استخدام چند دستیار شخصی است. هم زمان بیشتری برای انجام امور مختلف خواهید داشت و هم از زمانتان استفاده بهینه خواهید کرد.
در حین برنامه‌ریزی اگر نیاز دیدید فعالیت‌هایتان را طی روز جابجا کنید، قرارهایتان را به روزهای بعد موکول کنید و یا برخی کارها را امروز انجام دهید.
مثلا اگر یک کسب و کار دارید و خدمات ارائه میکنید، داشتن یک نرم افزار نوبت دهی اینترنتی یا ثبت نوبت برای مشتریانتان بسیار مهم هست تا بتوانید هر چه بهتر زمان خود را بدون خطا مدیریت کنید!
۳. از بین بردن حواس پرتی‌ها
از ارکان مهم در مدیریت زمان، تمرکز داشتن برروی انجام کارهاست. هرمیزان که برنامخه‌ریزی خوبی انجام داده باشید، اگر تمرکز نداشته باشید، قادر نخواهید بود که به برنامه‌تان عمل کنید. به همین دلیل در کنار مهمارت مدیریت زمان، باید تمرکز کردن را نیز تمرین کنید. می‌توانید دکوراسیون دفتر کار خود را به گونه‌ای تغییر دهید که بیشترین تمرکز را در آن داشته باشید و تمامی مواردی که موجب حواس‌پرتی می‌شود را حذف کنید. به هرروی باید تمرکز کردن را تمرین کنید و تلاش کنید با تمرکز کامل کار خود را انجام دهید.
یکی از مواردی که موجب از میان رفتن تمرکز می‌شود، انجام چندکار به طور همزمان است. این کار تمرکزتان را حد زیادی کاهش می‌دهد. بنابراین در هر زمان تنها یک فعالیت را انجام دهید. بنابراین به جز حذف تمامی موارد، دکورها و عادت‌هایی که موجب حواس‌پرتی می‌شوند، باید انجام چندکار به طور همزمان را نیز حذف کنید. اگرچه نرم‌افزارها در مدیریت زمان بسیار موثر هستند، اما موبایل و نوتیفیکیشن‌های آن حواس‌پرتی ایجاد می‌کند.
مشکلات ناشی از عدم مدیریت زمان
مدیریت زمان در کسب‌وکارها به حدی مهم است که اگر این مهارت را در کارتان به کار نبرید، نه تنها دستاوردهای بسیار کمی خواهید داشت، ممکن است کارتان به ورشکستگی و شکست منجر شود. به همین روی چه از دستیار شخصی استفاده میکنید چه از نرم‌افزار، چه دکوراسیون را تغییر می‌دهید و چه تمرکز برروی کارها، بهتر است مدیریت زمان را بیاموزید و به کارببندید. استرس، شکست در کار، خواب نامناسب، به تعویق افتادن کارها و بسیاری مشکلات دیگر در اثر عدم مدیریت زمان به وجود می‌آید. مدیریت زمان یک مهارت مهم است و نیاز به تمرین و ممارست دارد.
داشتن برنامه ریزی و اجرای آن به کاهش استرس کمک می‌کند. اگر یک لیست برای انجام کارهایتان تهیه کنید، خواهید دید که نسبت به قبل پیشرفت زیادی داشته‌اید. داشتن لیستی برای انجام فعالیت‌ها و پیروی از آن نگرانی‌ها را در رابطه با انجام شدن و یا انجام نشدن کارها از بین می‌برد و در نتیجه باعث می‌شود دچار استرس نشوید.
مدیریت زمان به طور موثر باعث می‌شود تا زمان بیشتری برای انجام کارهای روزمره داشته باشید. افرادی که
مهارت‌های ضعیف مدیریت زمان بهره وری شما را از بین می‌برد. در نتیجه باعث می‌شود که فرصت‌های مختلفی که در زندگی برایتان بوجود می‌آید را از دست بدهید.
حتما بخوانید:
