آیا تا به حال از کسی شنیده‌اید که گفته باشد، ایستادن در صف دلپذیر است! قطعا هیچ کس از ایستادن در صف انتظار مطب پزشک، آرایشگاه، آزمایشگاه، تعمیرگاه و بانک لذت نمی‌برد. به همین دلیل و برای از بین بردن صف‌های طویل فیزیکی که روزگاری ایستادن در آن‌ها بخشی از زندگی انسان بود، سیستم مدیریت صف شکل گرفت. این سیستم‌ها به تدریج توسعه پیدا کردند و صف‌های طولانی را برای همیشه منقرض کرده، به فضای آنلاین منتقل ساختند. در این مطلب هر چیزی که در مورد سیستم مدیریت انتظار و صف لازم است بدانید را به شما آموزش می‌دهیم. با مطالعه مطلب راهنمای جامع انتخاب سامانه نوبت دهی اینترنتی هم می‌توانید اطلاعات کاملی در این زمینه کسب کنید.
فهرست مطالب
مفهوم سیستم مدیریت صف
« Queue management system » که در اصطلاح فارسی به آن سیستم مدیریت صف می‌گوییم، مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی هستند که با کاهش مدت زمان انظار مشتری و از بین بردن صف کارایی و بهره‌وری کسب‌وکارها را افزایش می‌دهند. سیستم مدیریت صف به اختصار « QMS» هم نامیده می‌شود و به سامانه مدیریت صف هم مشهور است.
دنیای سریع و مدرن امروز به هیچ وجه پذیرای صف‌های طولانی و انتظار نیست، اگر مشتری مدت زمان طولانی برای دریافت محصولات و خدمات شما انتظار بکشد به آن معنی است که شما را ترک می‌کند و به سراغ رقبا خواهد رفت.
مدیریت صف مفهومی گسترده‌تر از ساماندهی مشتریان یا مراجعان دارد، این انتظار ممکن است در فرآیند داخلی سازمان مثل ورود و خروج مواد اولیه یا حتی ترخیص شکل بگیرد. با بکارگیری سامانه‌های نوبت دهی می‌توانید از شکل گیری چنین صف‌هایی پیشگیری کنید.
استفاده از این سیستم‌ها حواشی کار شما را به حداقل می‌رساند و کمک می‌کند بدون دغدغه روی ارائه خدمات خود متمرکز شوید.
تفاوت نوبت دهی سنتی و سیستم مدیریت صف
سیستم سنتی نوبت دهی به این شکل بود که مراجع در زمانی که به خدمات نیاز داشت به محل مورد نظر مراجعه می‌کرد و بر اساس زمان ورود منتظر می‌نشست تا نوبتش برسد. این به معنی ازدهام جمعیت، بی‌نظمی و بی‌برنامگی بود.
مدیران کسب‌وکار نمی‌دانستند در هر روز ممکن است چند نفر مراجع داشته باشند، خدمات مورد نیاز آن‌ها کدام است و مشتریان هم باید یک روز کامل بدون اینکه ایده‌ای داشته باشند چقدر کارشان طول می‌کشد در محل کسب‌وکار به انتظار می‌نشستند.
بعدها امکان ثبت نوبت به صورت تلفنی فراهم شد، افراد قبل از مراجعه تلفنی تماس می‌گرفتند و نوبت خود را ثبت می‌کردند، به این ترتیب مدیر کسب‌وکار تقریبا از تعداد مراجعان و نیازهای آن‌ها آگاه بود. امکان خطای انسانی در این شیوه نوبت دهی بسیار زیاد بود، به نحوی که ممکن بود برای یک ساعت معین دو نوبت هم‌زمان ثبت شود، صف‌های طولانی به دلیل نوبت دهی غیر سیستماتیک شکل می‌گرفت و مشتریانی که تلفنی وقت رزرو کرده بودند، به دلیل فراموشی و سهل انگاری ممکن بود در وقت معین به محل کار شما مراجعه نکنند. تعداد نوبت‌های کنسلی بالا و خطاهای انسانی به مرور ناکارآمدی این روش را مشخص کرد.
سیستم‌های مدیریت صف به صورت هدفمند و هوشمند شکل گرفتند تا با این مشکلات مقابله کنند، به مرور این سیستم‌ها توسعه پیدا کردند و بهروه‌وری کسب‌وکارها را افزایش دادند.
مزایای بکارگیری سیستم مدیریت صف
بکارگیری سیستم مدیریت صف مزایای زیادی دارد، اگر قصد خرید این سیستم و راه اندازی آن در کسب‌وکار خود را دارید حتما نگاهی به این لیست بکنید.
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها
- مدیریت بهتر زمان
- حفظ انرژی کارکنان در طول ساعات اداری
- افزایش رضایت مراجعه کنندگان و افزایش شانس تبدیل آن‌ها به مشتری وفادار
- افزایش نظم و رعایت حقوق مشتریان و مراجعه کنندگان
- مدیریت هوشمند منابع انسانی و برنامه ریزی دقیق‌تر کار کارکنان
- انجام مارکتینگ و پروژه‌های بازاریابی به کمک سامانه‌های نوبت دهی
- پیگیری خودکار نوبت‌ها و ارسال پیام یادآوری به مشتریان
- کاهش امکان خطای انسانی
خرید سیستم مدیریت وقت در واقع هزینه نیست بلکه سرمایه گذاری‌ای است که می‌تواند به افزایش فروش و رونق بیشتر کسب‌وکار شما منجر شود.
انواع سیستم‌های مدیریت صف
در حال حاضر انواع سامانه‌ها و نرم افزارهای مختلف برای مدیریت صف طراحی شده که برخی از آن‌ها به صورت فیزیکی عمل می‌کنند و برخی هم در فضای وب کار ساماندهی نوبت را انجام می‌دهند. در اینجا مشهورترین سیستم‌های مدیریت صف را معرفی می‌کنیم.
۱. سیستم نوبت دهی فیزیکی
سیستم‌های نوبت دهی فیزیکی که شما بشناسید، بیشتر شبیه آن چیزی است که در بانک‌ها استفاده می‌شوند. یک دستگاه فیزیکی به مراجعه کننده کاغذی حاوی شماره نوبت او، تعداد نفرات صف انتظار و زمان تقریبی رسیدن نوبت به او را ارائه می‌دهد. کارکنان با فشردن دکمه مربوطه مشتری را به محل ارائه خدمات دعوت می‌کنند و کار آن‌ها را انجام می‌دهند.
این سامانه‌ها امروزه در اغلب ادارات دولتی، سازمان تامین اجتماعی، بانک و حتی برخی از رستوران‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
۲. سیستم نوبت دهی پیامکی
این سامانه‌ها یک پنل مدیریتی هوشمند دارند، مشتری با ارسال عبارتی درخواست رزرو نوبت را ارسال می‌کند و سامانه به صورت هوشمند در ساعات اداری و با فاصله مناسب نوبت‌ها را به ترتیب ثبت می‌کند. امکان گذارش گیری از نوبت‌های ثبت شده وجود دارد و همچنین می‌توان برنامه مشخصی برای نوبت دهی به صورت روزانه یا هفتگی ثبت کرد.
اگر می‌خواهید همه چیز را در این مورد بدانید، مطلب نوبت دهی پیامکی چیست را بخوانید.
۳. سیستم نوبت دهی آنلاین
این سامانه‌ها فرآیند نوبت دهی را در فضای وب انجام می‌دهند و قابلیت هماهنگی با سایت شرکت‌ها، صفحه آن‌ها در شبکه‌های اجتماعی یا ارائه خدمات به صورت اپلیکیشن را دارند.
سیستم نوبت دهی آنلاین پرطرفدارترین راهکار ثبت نوبت است که شما را به صورت ۲۴ ساعته در دسترس مشتریان قرار می‌دهد.
نحوه عملکرد سیستم مدیریت صف
سیستم مدیریت صف به این ترتیب عمل می‌کند که نوبت مراجعه کنندگان را ثبت می‌کند و آن‌ها را در زمان مقرر برای استفاده از خدمات فراخوانی می‌کند.
شیوه فراخوانی افراد هم متفاوت است، امکان فراخوانی از طریق پیامک، ایمیل و حتی اعلام اپراتور در محل وجود دارد.
نوع متداول صف بندی مشتریان فراخوانی مراجع بر اساس ترتیب ورود و ثبت نوبت است اما این قابلیت وجود دارد که بر اساس خدمات مورد درخواست فراخوانی انجام شود.
یک مجموعه می‌تواند برحسب نیاز برای دسته‌ای از مشتریان اولویت قائل شود که بدون در نظرگرفتن زمان ورود فراخوانده شوند. در نهایت این امکان وجود دارد که مشتریانی که دیرتر آمده‌اند سریع‌تر خدمات دریافت کنند.
پس سامانه‌های مدیریت صف بر اساس سیاست‌های کسب‌وکارها قابل برنامه ریزی هستند، اما اغلب سازمان‌ها ترجیح می‌دهند برای رعایت عدالت و ایجاد حس خوب در مشتری زمان ورود را ملاک اولویت بندی قرار دهند.
خوبی استفاده از این سامانه‌ها این است که نیازی نیست کارکنان شما مشتریان را صدا کنند، سامانه به صورت هوشمند آن‌ها را فراخوانی می‌کند.
ابتدای هر روز تعداد مراجعه کنندگان و حتی خدماتی که نیاز دارند در دسترس شما هستند تا بتوانید کارکنان خود را بهتر ساماندهی کنید.
گزارش‌های دریافتی بسیار دقیق هستند و برای اتخاذ تصمیمات مدیریتی قابل استناد هستند.
کسب‌وکارهایی که می‌توانند از سیستم نوبت دهی استفاده کنند
حال که با مزایای سیستم نوبت دهی اینترنتی و نحوه عملکرد آن آشنا شدید حتما برای شما پیش آمده که چه کسب‌وکارهایی می‌توانند از این خدمات استفاده کنند.
تقریبا تمام کسب‌وکارهایی که مراجعه کننده حضوری دارند می‌توانند از این خدمات استفاده کنند. برخلاف تصور عموم، این سیستم‌ها تنها برای کسب‌وکارهای بزرگ طراحی نشده، کسب‌وکارهای متوسط و کوچک هم می‌توانند از آن استفاده کنند. به عنوان مثال یک آرایشگاه کوچک با دو نفر کارمند می‌تواند از این سامانه‌ها برای نظم دهی کارها و ثبت نوبت مشتریان استفاده کند.
در حال حاضر این سامانه نوبت دهی پزشکان برای مطب پزشکان، انواع کلینیک‌های درمانی، آزمایشگاه‌ها، آرایشگاه، دفتر وکالت، بانک، سازمان‌های دولتی، مراکز خدماتی، سالن‌های بدن سازی، مراکز تفریحی و آموزشی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تنوع خدماتی که این مجموعه‌ها ارائه می‌دهند و تفاوت نیازهای آن‌ها باعث شده که سامانه‌های تخصصی در این خصوص شکل بگیرند.
شما هر آنچه که نیاز داشته باشید، از ثبت دقیق ساعت کار مرکز، تعداد افرادیکه در یک روز می‌توانید به آن‌ها خدمت رسانی کنید، ثبت خدمات قابل ارائه تا دریافت آنلاین همه یا بخشی از هزینه خدمات در این سیستم‌ها قابل ثبت است.
اگر قصد خرید این سیستم را دارید انتخاب‌های مختلف پیش روی شما وجود دارد، به همین دلیل قبل از هر کاری لازم است نیازهای خود را مشخص کنید و روی یک کاغذ ثبت کنید، سپس مراکز مختلفی که در این خصوص خدمات رسانی می‌کنند را بررسی کنید و بهترین را برای خود انتخاب کنید.
هر مشتری راضی به معنی افزایش اعتبار برند شما است که می‌تواند به جذب تعداد بیشتری از مشتریان و افزایش فروش منجر شود.
خدمات پلنوین در خصوص مدیریت صف
پلنوین یک سامانه جامع مدیریت صف اینترنتی است که کلیه امکانات مورد نیاز کسب‌وکارهای مختلف برای مدیریت کارکنان و مشتریان را در بستر وب فراهم کرده است. برای استفاده از خدمات این مجموعه نباید نرم افزار خاصی را نصب کنید. امکان نوبت دهی آنلاین، مدیریت زمان کارکنان و مراجعان، ارتباط هدفمند با مشتریان، پرداخت آنلاین و ارائه گزارش‌های کاربردی در این سامانه فراهم شده است.
اگر قصد راه اندازی سیستم مدیریت صف را دارید همین الان به سایت پلنوین مراجعه کنید و پس از ثبت نام به مدت ۱۴ روز از خدمات آن به صورت رایگان استفاده کنید.
