گاهی ظرفیت برخی افراد و حجم بالای کاری که انجام می‌دهند ما را متعجب می‌کند. وقتی از آن‌ها سوال می‌کنیم اغلب دلیل بهره وری بالا و نظم کارهای خود را مدیریت زمان می‌دانند. در مدح زمان و ارزشمندی آن بزرگان زیادی سخن گفتن و ضرب المثل‌های متعددی در این مورد وجود دارد اما واقعا تعداد کمی از افراد به اندازه طلا برای آن ارزش قائل هستند. اگر می‌خواهید در کار و زندگی خود به موفقیت برسید باید بدانید مدیریت زمان چیست و چرا در کسب و کار مهم است؟
فهرست مطالب
مدیریت زمان چیست و به چه معنا است؟
(Time-Management) در ساده‌ترین تعریف استفاده بهتر از زمان معنی شده است و در کسب و کارها به آن معنی است که از زمان کاری کارکنان بهترین بهره برده شود تا کمتر هدر برود. این به معنی بیشتر کار کردن یا فشار مضائف نیست بلکه کلید موفقیت در هوشمندانه عمل کردن است.
کارآفرینان و صاحبان کسب و کاری که مهارت‌های مدیریت زمان را آموزش دیدند برای کارها برنامه ریزی دقیقی دارند و قبل از هر تصمیمی تلاش می‌کنند اولویت‌های کارشان را به دقت مشخص کنند. درواقع آن‌ها می‌دانند انجام کدام کارها مهم‌تر است و برای آن زمان مشخص می‌کنند و کارهای کم اهمیت‌تر را به بعد موکول خواهند کرد.
این افراد بین کارهای مختلف فاصله زمانی مناسب در نظر می‌گیرند و اهمیت تمرکز روی هر کارها را به خوبی درک کرده آن را جدی می‌گیرند. وقت همیشه محدود است و این انسان است که باید انتخاب کند بین کارهای مختلفی که در طول روز می‌تواند انجام دهد کدامیک ارجح بوده باید برای آن از وقت با ارزش استفاده کرد.
مدیریت زمان در کسب و کار شامل چه مهارت‌هایی می‌شود؟
ضعف در تصمیم گیری و ناتوانی در تفویض اختیار به کارکنان گاهی باعث می‌شود که مدیران یک کسب و کار بخواهند همه کارها را خودشان انجام دهند که باعث می‌شود زمان کافی برای انجام وظایف خود را نداشته هر روز با چالش‌های جدیدی مواجه شوند. مجموعه مهارت‌هایی که به مدیریت بهتر زمان کمک می‌کند عبارت است از:
هدف گذاری
یک کسب و کار باید برای خود اهداف مشخص و قابل دسترسی داشته باشد که همه کارکنان از آن‌ها آگاه هستند و می‌توانند در موردش صحبت کنند.
برنامه ریزی
باید برای رسیدن به اهداف کسب و کار برنامه ریزی دقیق انجام شود و گام‌های مشخصی برای رسیدن به اهداف تعریف شده باشد. برنامه روزانه انجام کارها در سیستم تعیین شده و هر فرد در سازمان می‌داند که موظف است چه کارهایی را انجام دهد. این به معنی محدود کردن افراد و مانع خلاقیت آن‌ها شدن نیست. هر فرد در جایگاه شغلی خود باید آزادی عمل داشته باشد اما برای اجرای کارها ضرب الاجل مشخصی دارد.
اولویت بندی کارها
تمامی کارها و وظایف سازمانی مشخص شده و با توجه به اهمیت و ضرورت اولویت گذاری می‌شوند. اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت مشخص است و بر این اساس مشخص می‌شود برای رسیدن به آن‌ها باید چه کارهایی زودتر انجام شوند و به نتیجه رسیدن چه اموری اهمیت بیشتری دارند.
سپردن وظایف و اختیارات به دیگران
یک مدیر موفق همه کارها را خودش انجام نمی‌دهد بلکه برای هر مسئولیت شخص مناسبی را پیدا کرده و کار را به او می‌سپارد. وظیفه اصلی یک مدیر شناخت دقیق توانمندی و علاقه کارکنان است تا کارها را به مناسب‌ترین شخص بسپارد. او بر انجام صحیح کارها و فرآیندها نظارت دارد و چون استراتژی مشخصی دارد در صورت بروز هر مشکل سریع برای آن برنامه ریزی می‌کند.
مدیریت زمان برای کسب و کارها چه اهمیتی دارد؟
زیان‌های مالی یک شرکت هرچقدر بزرگ با برنامه ریزی قابل جبران است اما زمان از دست رفته بازگشت پذیر نیست و اگر کاری به موقع انجام نشود گاهی برای همیشه فرصت انجام آن از دست می‌رود. زمان یک نیروی کنترل‌گر است که خیلی نامرئی و نامحسوس کسب و کارها را مدیریت می‌کند.
اگر مدیریت زمان جدی گرفته نشود کیفیت کارها کاهش یافته، کارکنان اعتماد به نفس خود را از دست می دهند، عملکرد کارکنان تضعیف شده و کارها به موقع تحویل داده نخواهند شد. بی‌نظمی و آشفتگی یکی دیگر از عواقب جدی نگرفتن مدیریت زمان است. معمولا در سازمان‌هایی که مدیریت زمان جدی گرفته نمی‌شود با کارکنانی عصبی مواجه هستیم که گاهی با وجود کار زیاد نتایج قابل قبولی به دست نمی‌آورند.
اگرچه مدیریت صحیح زمان تا حدود بسیار زیادی به خود افراد بستگی دارد اما فرهنگ سازمانی، آموزش و نظارت دقیق برعملکرد کارکنان می‌تواند بهره‌وری آن‌ها را افزایش داده آن‌ها را به سمت مدیریت بهتر زمان هدایت کند.
سازمانی که مدیران آن اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان را به خوبی می‌شناسند چابک بوده و کارکنانی که بتوانند خود را با این شرایط مطابقت دهند پیشرفت شغلی خوب را تجربه می‌کنند و سایرین به صورت خودکار حذف می‌شوند.
آیا ابزار خاصی برای مدیریت بهتر زمان کسب و کارها وجود دارد؟
اهمیت بالای مدیریت زمان باعث شده ابزارهای مختلفی برای کمک به آن طراحی و پیاده سازی شود. از اپلیکیشن‌های شخصی برای درج برنامه‌های روزانه افراد تا سیستم‌های یکپارچه سازی کارهای کارکنان همگی طراحی شدند که زمان بهتر مدیریت شود. سیستم ثبت ورود و خروج کارکنان و نظارت مستمر بر عملکرد آن‌ها هم راهکاری است که اهمیت زمان را برای آن‌ها مشخص می‌کند البته چنین سیستم‌هایی باید انعطاف پذیری لازم را داشته باشند تا فرد احساس فشار و ناامنی نکند در غیر اینصورت ممکن است اثر عکس بگذارند.
وجود یک سیستم نوبت دهی آنلاین در سازمان‌هایی که مراجعان روزانه یا به اصطلاح ارباب رجوع دارند هم می‌تواند به مدیریت زمان کمک کرده و بهره وری سازمان را افزایش دهد. مدیرانی که مدیریت زمان را در کارهای خود رعایت می‌کنند و الگوی خوبی برای کارکنان هستند در عمل اهمیت این امر را در سازمان مشخص کرده و در بیشتر مواقع سایر کارکنان هم از آن‌ها تبعیت می‌کنند.
بدون ایجاد تعادل مدیریت زمان مفهومی ندارد و یک مدیر باید برای کار، زندگی شخصی، شبکه سازی، برقراری ارتباط موثر و بررسی عملکرد کارکنان وقت بگذارد. گاهی تکنولوژی راه نجات است و استفاده از نرم افزارهای مناسب به مدیریت بهتر کسب و کار کمک کرده به مدیر فرصت می‌دهد دیدی همه جانبه پیدا کند.
این مطالب را هم بخوانید:
چرا نوبت دهی اینترنتی مهم است و چرا باید از آن استفاده کنیم؟
